Hvordan holder man flere møder for færre omkostninger?
Sygedagpengerefusion kan være et kompliceret område at finde hoved og hale i for rigtig mange arbejdsgivere. Hos Ydelsescenteret i Vejle Kommune har man derfor afholdt informationsmøder for at holde kommunens arbejdsgivere opdaterede på området.
”Informationsmøderne om sygedagpengerefusion begyndte egentlig som et pilotprojekt med fysiske møder. Arbejdsgiverne mødte talstærkt op, så vi besluttede hurtigt at gøre møderne permanente,” siger Lone Lisby, afdelingsleder på Ydelsescenter Vejle, og fortsætter: ”Somme tider var vi helt oppe omkring 200 deltagere, hvilket betød, at vi skulle ud og leje større og større lokaler for at få plads til alle. Og i takt med deltagerantallet steg også udgifterne til forplejning og planlægningsarbejdet”.
Derfor satte kommunen sig for at afsøge mulighederne for at holde informationsmøder på en anden og mere ressourceoptimerende måde. Første stop var hos kommunens it-afdeling.
Videomøder sparer tid og penge
”Vi tog fat i vores it-afdeling for at høre, hvordan de kunne hjælpe os. Sammen med NetDesign kom de frem til, at både arbejdsgivere og kommunen ville opnå store besparelser ved at afholde møderne online,” siger Lone Lisby.
Konkret faldt valget på en videokonferenceløsning kaldet WebEx Meeting Center fra it-virksomheden Cisco. Den giver blandt andet brugerne adgang til at chatte med hinanden, dele dokumenter og til at oprette diskussionsfora.
”Systemet fungerer på den måde, at arbejdsgiverne melder sig til hos os, hvorefter de får tilsendt et login. Derefter logger de selv på via deres computer og følger med i mødet, der bliver vist live på skærmen,” siger Lone Lisby. Det er naturligvis muligt for flere på samme arbejdsplads, at deltage i onlinemødet. Via systemets chatfunktion kan mødedeltagerne stille spørgsmål til kommunens mødeledere og de øvrige deltagere.
Kommunens brugerundersøgelser blandt arbejdsgiverne viser stor tilfredshed med onlinemøderne allerede efter første gang. ”Folk syntes, at de fik det ud af mødet, som de gerne ville. Selv til den tekniske side af sagen, svarede alle, at det var meget brugervenligt,” siger Lone Lisby.
Med onlinemøderne er der både tid og penge at spare for kommunens arbejdsgivere. I kraft af Vejle Kommunes størrelse skulle flere af dem tidligere køre langt for at deltage i de fysiske møder, hvilket i sig selv gav transportomkostninger, men også kostede dem arbejdstid. ”Videomøderne giver desuden brugerne en langt højere grad af fleksibilitet, idet de kan deltage i møderne uanset,
hvor de befinder sig – bare de har en computer, der er koblet på internettet,” siger Lone Lisby.
Uanede muligheder med videomøder
Det er kommunens ambition at bruge videomøder på en lang række andre områder, og systemet rummer uanede muligheder, påpeger afdelingslederen.
”Vi kan tale med borgerne, undervise, holde eksterne og interne møder, sparre med udenlandske kommuner og meget andet. Alt sammen sparer os for en masse transport, udgifter til mødelokaler og planlægning”, siger Lone Lisby.
”NetDesign er vores tekniske oversætter og fungerer som bindeleddet mellem vores behov og ønsker. Når de har lyttet til vores ønsker, giver de os svaret på hvad, der er teknisk muligt. På den måde er de gode til at finde de løsninger, der understøtter vores konkrete behov bedst muligt,” siger Lone Lisby.