Seks skarpe
1. Sæt klare mål for, hvad virksomheden vil opnå med indførelsen af collaboration-værktøjer, kommuniker dem aktivt ud og find ambassadører for dem i virksomheden.
Det er vigtigt, at medarbejderne forstår, hvorfor virksomheden indfører collaboration-værktøjer. Det kan fx være omkostningsbesparelser eller målet om en grønnere virksomhedsprofil med færre miljøbelastende rejser. Det kan endvidere være ønsket om en mere socialt ansvarlig virksomhedsprofil, hvor man gennem brug af collaboration-værktøjer på hjemmearbejdspladsen signalerer, at man sætter pris på medarbejderne og tager medansvar for deres Work Life Balance. Uanset målet er det afgørende at kommunikere det ud til medarbejderne for at skabe accept af og ejerskab omkring projekterne. De bedste mål er dem, der får medarbejderne til at føle stolthed over deres arbejdsplads.
2) Opdel implementeringen i faser og få i første omgang de brugergrupper om bord, som har størst gavn af de forskellige collaboration-løsninger.
Mennesket er et vanedyr, og i mange organisationer er der en naturlig modstand mod forandringer. Det er vigtigt at identificere de grupper, hvor forandringer vil give størst værdi, og hvor der vil være mindst modstand mod forandringer. Et vellykket ”pilotprojekt” med glade brugere skaber et godt fundament for en større collaboration-implementering – i form af erfaring med hele projektforløbet, uddannelse og brugerreaktioner. Det giver også virksomheden en gruppe ambassadører, der kan udnyttes i den videre implementering.
3) Tilpas løsningen til forskellige gruppers og profilers behov i stedet for at insistere på en standardløsning til hele virksomheden.
En collaboration-løsning passer ikke nødvendigvis til alle medarbejdere. Medarbejdere, der altid befinder sig på kontoret, har ikke samme behov som medarbejdere, der altid er på farten. Selv om det driftsmæssigt kan være fordelagtigt at reducere kompleksiteten ved at ensrette brugernes løsninger, kan det også give anledning til, at medarbejderne stiller spørgsmålstegn ved værdien af løsningen, hvis de føler, at de enten får mere end de har behov for eller at nogle af deres ønsker bliver ofret på simplificeringens alter. Differentier hellere løsningen, så brugere med et basalt behov præcis får behovet dækket og invester midlerne i at kæle for detaljerne i løsningerne til de brugergrupper, der har mere specielle behov.
4) Udstik og kommuniker klare retningslinier for og forventninger til brug af collaboration-værktøjer for at opnå de forventede gevinster.
Nye kommunikationsredskaber bliver kun en succes, hvis forudsætningerne for succes kommunikeres ud. Har virksomheden eksempelvis en målsætning om at forbedre sin responstid på kundeforespørgsler med 50 % - og er et vigtigt kriterium for at opnå dette mål, at medarbejderne logger på deres IM-klient (presence) for at kunne kontaktes og svare på kollegers henvendelse - så skal det meldes ud til medarbejderne.
5) Skab sammenhæng mellem forretningsapplikationer, almindelige kontorapplikationer og collaboration-løsningerne.
Kommunikationsredskaber skal ikke implementeres som en isoleret ø. Undersøg, hvilke applikationer medarbejderne i en gruppe arbejder mest med og analyser herefter deres arbejdsprocesser for at vurdere, om det vil give værdi, hvis kommunikationsapplikationerne integreres tæt med forretningsapplikationer (fx CRM og SAP). En tæt integration er eksempelvis at gøre de nødvendige kommunikationsredskaber tilgængelige direkte i forretningsapplikationen - fx at kunne kontakte en kunde direkte eller at se presence på en kollega.
6) Uddan brugerne så de bliver fortrolige med de nye værktøjer og ser nytten af dem.
Brugere er forskellige – nogle har brug for meget uddannelse og andre kan klare sig selv med en lille quick-guide. Det er afgørende, at uddannelsesforløbet tager hånd om alle brugertyper. UC og collaboration bliver kun en succes, hvis brugerne er fortrolige med værktøjerne og bruger dem intuitivt i deres hverdag. Uddannelsen overses eller undervurderes desværre ofte i implementeringsprojekter, og i værste fald kan det betyde, at en millioninvestering falder til jorden pga. manglende brugeraccept. Et godt uddannelsesforløb er ikke blot en gennemgang af funktioner og betjening, men handler også om at få kommunikeret de overordnede målsætninger og forventninger for collaboration-løsningen ud til medarbejderne.
