NetDesign tager stragisk off-linie-tid

NetDesign anvender selv de mange teknologier, som virksomheden implementerer hos sine kunder. Det gælder også sammensmeltningen af e-mails, mobiltelefoni og IP-telefoni. Et af resultaterne ved at tage sin egen medicin er, at NetDesign har implementeret en online/offline politik for virksomheden og for medarbejderne.

For at undgå stressede medarbejdere, der arbejder døgnet rundt og lader sig styre af bippende smartphones og overfyldte indbakker, har NetDesign udarbejdet en politik for brug af e-mails samt en række gode råd til sine medarbejdere. Fordi virksomheden tager sin egen medicin, er den også i stand til at rådgive sine kunder omkring udfordringerne ved ny kommunikationsteknologi.

Ni gode råd

1. Hold arbejdsliv og fritidsliv adskilt
2. Hjemmearbejde bør planlægges på forhånd, så det ikke går ud over familien
3. Udarbejd en plan for, hvornår du er tilgængelig for arbejdet og hold dig til den
4. Sluk dine elektroniske enheder iht. din plan
5. Du skal styre dine indbakker - de skal ikke styre dig
6. Du er kun på arbejde mellem f.eks. kl. 8 og 17 - herefter har du fri, så husk at holde fri rent mentalt
7. Bryd mønstret med lige at tjekke mails på skæve tidspunkter. De skal nok være der næste gang du logger på planmæssigt.
8. Lær og forstå de nye teknologier, så du får det meste ud af dem
9. Tal med din arbejdsplads om retningslinjerne for arbejdstid og fritid

Medarbejderne i NetDesign får eksempelvis kun e-mails ud automatisk på deres mobil i arbejdstiden. Man skal således gøre en aktiv indsats, hvis man vil have adgang til mails uden for normal arbejdstid. På den måde bliver man ikke forstyrret af en bippende telefon i fritiden.

"Vi har fra virksomhedens side valgt kun at pushe e-mails i dagtimerne fra 8-17 netop for, at medarbejderne ikke skal føle, at de er på arbejde i deres fritid. I sidste ende er det kun en ulempe med stressede medarbejdere. Medarbejderne kan sagtens læse e-mails uden for arbejdstiden på pull-basis, men vi minder dem om at huske at holde fri," fortæller Bent Lytsen, teknisk direktør i NetDesign.

Integration af IP-telefoni, mobiltelefoni og e-mail
Løsningen, som NetDesign selv bruger og også implementerer hos sine kunder er centreret om en dualmode Nokia-telefon, der fungerer som IP-telefon på kontoret og på hjemmearbejdspladsen og som mobiltelefon alle andre steder. Fra denne telefon får man endvidere adgang til e-mail, og i fremtiden kan også centrale applikationer som f.eks. CRM- og ERP-systemer integreres.

"Med vores løsning sparer virksomheden udgifter på telefoni samtidig med, at medarbejderne kun har én telefon og ét nummer, hvorfra de har adgang til alt. Med denne sammensmeltning, mener vi i NetDesign, at det er vigtigt, at medarbejdere og virksomheder i fællesskab udarbejder retningslinjer for, hvornår man er på arbejde, og hvornår man har fri," forklarer Bent Lytsen.

I en undersøgelse udarbejdet for Magasinet Arbejdsmiljø om, hvorvidt medarbejdere synes, det er acceptabelt at få arbejdsrelaterede sms'er, svarer lidt over halvdelen, at det er i orden. 28 pct. siger, at det også er i orden i fritiden, og 14 pct. mener endda, det er i orden i ferier. 29 pct. mener dog, at det kun er i orden i nødstilfælde, mens kun 11 pct. slet ikke synes, det er på sin plads.

"Selvom sms kun er ét kommunikationsmiddel blandt mange, som kan bruges i arbejdsøjemed, viser undersøgelsen en tendens: Skellet mellem arbejde og fritid bliver mindre og mindre synligt. Det prøver vi at hjælpe vores medarbejdere og vores kunders medarbejdere med at kunne styre," slutter Bent Lytsen.